1 - Oturumlar otel bünyesinde bulunan salonlarda eş zamanlı gerçekleştirilecektir. Yabancı üniversitenin bünyesinde yapılacak sunumlar programda ayrıca belirtilecektir.

2- Tüm oturumlar kendi saatinde başlamak ve ayrılan süre içerisinde tamamlanmak zorundadır. Oturumların öngörülen oturum süresini aşmasına izin verilmeyecektir. "Herhangi bir sebeple" tamamlanamayan ya da saatinde başlamayan oturumlar için tekrardan bir düzenleneme yapılmayacaktır. Bu sebeple kendi oturumunda ve saatinde sunulamayan bildirilerin telefisi yoktur.

3- Oturumların süreleri sınırlandırılmıştır. Bu nedenle bildiri sunumları ve tartışmaların bu sürede tamamlanması, programın aksamaması açısından önem arz etmektedir. Ek olarak tartışma ve fikir alışverişinde bulunmak isteyen katılımcılar için salon dışında ayrıca "Çalışma Masaları" kurulabilir.

4- Bazı oturumlar disiplinlerarası nitelikte olabilir. Farklı alanlarda bildirilerin sunulması beklenmelidir.

5- Her bir bildiri için tüm süreler (hazırlık ve soru) dahil 15 dakika ile sınırlandırılmıştır.

6- Bildiriler sunulduktan sonra kalan süre soruların cevaplandırılması için kullanılır.

7- Her oturumu idare eden bir oturum başkanı olur. Oturum başkanı yöneteceği oturumdan 10 dakika önce salon toplanma noktasında hazır bulunmalıdır. Salon başkanı herhangi bir sebeple orada değilse en yüksek ünvana ve kıdeme sahip olan uygun bir kişi başkanlığa vekalet eder.

8- Bildiri sahipleri oturum başlangıç saatinden 10 dakika önce salon toplanma noktasında hazırlıklarını tamamlamış olarak bulunmalıdır. Hazırlıkları eksik olan bildiriler oturum başkanı tarafından sunum dışı bırakılabilir.

9- Oturum saatinde salonda bulunmayan bildiri sahipleri oturum süresinin ikinci yarısına kadar beklenecektir. Katılmamaları halinde artan süreler tartışma ve yorum için kullanılabilir.

10- Her salonda sunumlar için bilgisayar, sunum cihazı ve sunum kumandası bulunur. Bütün sunumlar taşınabilir (usb) bellek aracılığı ile bilgisayara yüklenmeli ve orada bırakılmalıdır.

11- Görsel sunumlar için Microsoft Power Point programı kullanılmalıdır. İnternet bağlantısında yaşanılabilecek aksaklıkların önüne geçmek için bütün sunum sahipleri sunumlarını taşınabilir (usb) bellek içerisinde "Power Point sunumu" şeklinde hazır bulundurmalıdır.

12- Bilgisayar ortamında sunum yapmak zorunlu değildir.

13- Hazırlanan bildirinin ana noktaları sunum içeriğinde yer almalıdır. Zamanın verimli kullanılması bakımından soruların daha sonra cevaplandırılması için her bildiri sonunda iletişim bilgilerinin verilmesi uygun olacaktır.

14- Detaylı açıklama isteniyorsa sunum sonunda verilecek iletişim bilgileri üzerinden ya da sunum salonları dışında kurulacak olan "Çalışma Masalarında" cevaplandırılabilir.

15- İşleyişin aksamaması için sunum kuralları ve sürelerine uyulması noktasında hassasiyetlerinizi rica ediyoruz.